Kaum jemand schreibt gerne Berichte. Selbst in den beliebten TV-Krimis hat sich der fortwährende Versuch Berichte zu vermeiden oder auf Kollegen abzuwälzen als Stilmittel etabliert. Nur wenige übernehmen diese Aufgaben gerne freiwillig. Wieso vermeiden viele Business Professionals noch immer die Berichte und delegieren diese Aufgaben gerne? – Vielfach sind Faktoren wie Zeitdruck und mangelnde Sicherheit im schriftlichen Ausdruck entscheidend. Die Ansicht mit solchen Berichten „nichts gewinnen, aber viel verlieren zu können“ trägt das Übrige bei.

Berichte der verschiedensten Art sind jedoch notwendiger Bestandteil des Informationsflusses und der Dokumentation im Berufsalltag annähernd aller Fachbereiche. Insbesondere Berichte für Vorstände und Manager der höheren Ebenen sollen lediglich schnell relevante Informationen liefern. Die Lesezeit ist begrenzt, daher sollen lediglich die Informationen in leicht lesbarer Form aufbereitet werden. Komplexe Ausdrucksweisen mögen in der Fachliteratur und mancher Präsentation zur Demonstration von Kompetenz genutzt werden. In Berichten hingegen ist weniger oft mehr. Reduktive Sprache und knapp, aber vollständig dargestellte Informationen sind der Königsweg.

In der zweiten Funktion, als Dokumentation müssen Berichten nicht nur lesbar, sondern nachvollziehbar sein. Die Bedeutung der Verständlichkeit aus der Distanz ist dabei wichtig. Es kann sich um zeitliche Distanz handeln, aber ebenso die eines Externen oder erst später dazu gekommen Kollegen. Die Frage des Schreiber sollte also lauten: „Versteht eine fachlich qualifizierte Person den Text in einem Jahr noch?“ – Können Sie dies als eindeutig erfüllt ansehen, so gibt es zukünftig keinen Grund mehr Berichte an andere Kollegen abzuschieben oder wann immer möglich zu delegieren.

Der Zeitfaktor hingegen lässt sich nur durch Verbesserung der eigenen Fähigkeiten in schreibenden Tätigkeiten beeinflussen. Einschlägige Trainings richten sich normalerweise an ambitionierte Hobbyautoren und sind auf literarische Ziele fokussiert. Eine Anwendung auf berufliche Schreibtätigkeiten beispielsweise im Reporting oder für Konzepte erscheint schwierig. Dennoch wird die Auseinandersetzung mit der Thematik von Business Reports, Konzepten etc. mit zunehmender Informationsmenge unausweichlich werden. Der bisher vielseitigste Ratgeber (www.das-schreibbuch.de) zu diesem Thema ist aktuell in der zweiten Auflage vergriffen. Im Falle einer weiteren Auflage oder eines Nachfolge-Buches wird dies zu gegebener Zeit hier vorgestellt.